Surat dan CV

Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia.
Fungsi Surat
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

- Pengetikan suratbenar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. 

Susunan dalam membuat surat

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1.    Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.      Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.   Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4.     Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.      Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6.    Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah

a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;

b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;

c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya;

d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.

Bagian-Bagian Surat

. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

• Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
• Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
• Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
• Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

3. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

• Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
• Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
• Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
• Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

4. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6. Alamat Dalam

Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

• Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
• Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
• Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
• Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
• Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

7. Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

8. Isi Surat

• Pembuka

Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

• Isi

Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

• Penutup

Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.

Contih Surat Resmi

                                  Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)

SMA Ngeri 76 Jakarta

Jl. Tipar Cakung Jakarta Timur (0218856348)

Kode Pos:123456

Nomor:023/PMR/05/12/2015                                            Jakarta,1 januari 2015
Lampiran: 1 berkas

Hal: Permohonan acara ulang tahun sekolah

Yth. Bapak Alex

Kepala Sekolah SMA Negeri 76 Jakarta

Di tempat

Dengan Hormat,

          Dengan ini kami memberitahukan bahwa pengurus OSIS SMA Negeri 76 jakarta bermaksud mengadakan acara untuk memperingati hari ulang tahun sekolah. Kegiatan ini nanti nya akan dilaksanakan pada

Hari/tanggal: Senin, 5 januari  2015

Waktu: pukul 09.00-selesai

Tempat: aula sekolah SMA Negeri 76 jakata

          Sehubung dengan kegiatan tersebut,kami berharap bapak kepala sekolah menerima acara tersebut. Sebagai pertimbangan,kami melampirkan sistematika susunan acara tersebut nantinya. Agar kegiatan yang kami rencanakan berjalan lancer,kami memohon izin dan dukungannya.

Hormat kami,

Ketua OSIS                                                                                       Sekretaris

SMA Negri 76 jakarta

Ahmad Fauzi                                                                          Raranita yuliani

Contoh Surat Tidak Resmi

Jakarta, 25 April 2015

                                                                                                Untuk sahabatku Apriliadi

                                                                                                di Bandung

Assalamu 'alaikum

Di , apa kabar ? Aku harap kamu sehat - sehat saja di sana. Sudah terlalu lama kiat tidak bertemu membuat aku sangat kangen terhadap kamu Di. Aku sangat senang bisa mengirim secupuk surat ini ke kamu.

Di , bagaimana dengan pelajaran di sekolahmu ?  Katanya sekolahmu memiliki tingkat pelajar yang sangat susah ya ? Apakah kamu senantiasa mendapat nilai bagus di sana ? Aku berharap kamu mendapat nilai yang bagus dan menjadi anak pintar di sana. Oh ya setelah ini kan kita akan menghadapi UN , bagaimana dengan persiapanmu ? Apakah kamu mengikuti kursus - kursus tertentu untuk Ujian Nasional nanti ? Aku sebenarnya ingin ikut kursus namun aku belum tahu ingin ikut kursus di mana karena banyak kursus untuk persiapan Ujian Nasional yang bagus - bagus. Aku menjadi bingung aku harus memilih yang mana.

Oh ya Di , dengar - dengar kamu 2 bulan lagi libur ya ? Apa kamu sudah merencanakan jadwal liburan? Kalau belum kamu bisa datang ke rumahku. Kita bisa bermain berbagai mainan dan melakukan banyak hal yang seru. Jika kamu bersedia kabari aku yah

Sekian dulu ya surat dariku untuk dirimu. Hari sudah larut malam dan saatnya untuk tidur. Aku berharap kamu bisa membalasnya dengan cepat ya. Sampai jumpa lagi di lain waktu.

Wassalamu 'alaikum

                                                                                                                        Sahabatmu

                                                                                                                        < Tanda Tangan >

                                                                                                                        Monica

Manfaat CV

• CV atau Resume bagi Perusahaan yang membuka lowongan kerja adalah mempermudah mengevaluasi kompetensi dan bakat pelamar yang memiliki relevansi dengan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
• CV atau Resume bagi Pelamar adalah mendeskripsikan kemampuan yang dimiliki dengan cara realistis dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tingkat relevansinya tergantung dari teknik evaluasi yang dilakukan pelamar.

Susunan CV

·  dentitas (Data Pribadi). Pada urutan pertama silahkan cantumkan data pribadi Anda seperti Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir, Kewarganegaraan, Agama, Status Perkawinan, Tinggi dan Berat Badan, Alamat Lengkap, Telepon & HP, serta e-mail.

·  Riwayat Pendidikan. Cantumkan pendidikan formal dan pelatihan/kursus yang pernah Anda ikuti, lengkap dengan tahun masuk dan tahun lulus, jurusan, jenjang studi, dan nama lembaganya. Urutannya dimulai dari pendidikan formal terlebih dulu, baru kemudian pendidikan non formal (pelatihan, kursus, dsb).

·  Kemampuan. Uraikan secara singkat kemampuan Anda yang relevan dengan bidang kerja yang hendak Anda lamar.

·  Pengalaman Kerja. Cantumkan pengalaman kerja anda pada perusahaan sebelumnya, lengkap dengan nama perusahaan, posisi/jabatan, tugas dan tanggung jawab atau wewenang serta periode kerja, yaitu bulan dan tahun mulai menempati dan mengakhiri posisi tersebut. Urutannya dimulai dari pekerjaan (atau jabatan atau posisi) terakhir.

·  Pengalaman Organisasi. Cantumkan juga pengalaman organisasi Anda apabila relevan dengan pekerjaan yang hendak Anda lamar.

Contoh CV Daftar Riwayat Hidup

Data Pribadi

Nama                              : Monica Valencia

Tempat, Tanggal Lahir   : Jakarta, 30 November 1987

Jenis Kelamin                 : Wanita

Agama                            : Islam

Kewarganegaraan           : Indonesia

Alamat                            : Jl. Batu Tulis Raya No. 18 Pasundan,  Bandung 10120

Telepon                           : 022 -18298839 (Rumah)

                                          0812813728370293 (Handphone)

Latar Belakang Pendidikan

A. Formal

1993 – 1999 : SDN 1 Bandung

1999 – 2002 : SMPN 24, Bandung

2002– 2005 : SMEA Bandung

1997 – 2001 : Yayasan Pendidikan Indonesia (Yapendik), Bandung

B. Non Formal

1994 – 1996 : Kursus Komputer di Bina Informatika Nusantara, Jakarta

1996 – 1997 : Kursus Bahasa Inggris di Berlitz English, Jakarta

2003 – 2003 : Kursus Pajak (Brevet A & B) 

Kemampuan Yang Dimiliki

• Kemampuan Akuntansi dan Administrasi (Accounting & Administration Skills) Journal printing & Calculation, Ledger, Project Data Updating, Teller, Salary Calculation, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)
• Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)
• Sistem Perpajakan

Pengalaman Kerja

A. Praktek Kerja Lapangan:

Praktek Kerja di  : PT. Pileuleuyan International, Bandung

Periode                : April 2000 - June 2000

Tujuan                 : Persyaratan kelulusan SMEA 1 Bandung

Posisi                   : Operator Administrasi

B. Rincian Pekerjaan:

• Mengupdate data konsumen
• Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
• Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
• Menyiapkan tagihan

A. Bekerja di PT. Tahutempe International, Bandung

Periode       : Januari 2004 - Mei 2007

Status         : Karyawan Tetap

Posisi         : Staf di bagian Finance

B. Rincian pekerjaan :

• Mengelola kas kecil
• Melakukan surat menyurat bisnis
• Mengontrol persediaan peralatan kantor
• Menerbitkan dan menerima faktur dari pemasok
• Penggajian atau payroll

Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.

Bandung, 12 Juni 2015

Monica Valencia